As peças utilizadas na promoção de um evento devem ter o visual bem elaborado com ilustração e texto relacionados com os objetivos. A redação de um convite para inauguração deve conter, de forma clara e em destaque, o nome da pessoa que presidirá o ato. Para a imprensa cabe a preparação de kits. Em caso de solenidade com lugar marcado, aconselha-se incluir no convite uma data limite para as confirmações. Expirando esse prazo, são consideradas desconvidadas as pessoas que não confirmaram a presença. Nesse caso repassa-se o convite para outra pessoa. Sobre o texto acima pode-se afirmar que:
jamais se inclui data limite para confirmação.
é extremamente indelicado considerar-se desconvidada uma pessoa previamente convidada.
é correto desconvidar-se um convidado, porém torna-se constrangedor convidar outro no seu lugar.
é dispensável a preparação de kits para a imprensa.
reflete com fidelidade normas de preparação de uma programação visual de promoção para eventos.
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