Questões de Arquivologia da IBAM

A organização de arquivos é essencial para garantir a preservação e a recuperação de informações, atendendo aos princípios da arquivologia. Um dos aspectos técnicos fundamentais é a aplicação de métodos de classificação e ordenação documental adequados ao tipo de arquivo. Com base nesse contexto, assinale a alternativa correta.

O setor de protocolo tem como função principal o registro, a tramitação e o controle de documentos recebidos e expedidos por uma organização. A aplicação de técnicas adequadas assegura a rastreabilidade e a eficiência no gerenciamento das informações. Sobre esse tema, analise as afirmativas a seguir.
I. O registro adequado dos documentos em um sistema de protocolo deve incluir informações como data de recebimento, remetente, destinatário e assunto.
II. A classificação de documentos pelo setor de protocolo segue exclusivamente critérios cronológicos, visando priorizar o despacho dos mais antigos.
III. A rastreabilidade dos documentos no setor de protocolo é garantida pelo registro detalhado e pela atualização das etapas de tramitação.
Está correto o que se afirma em:

Os tipos de arquivo utilizados na gestão documental variam conforme a natureza, a finalidade e o ciclo de vida das informações. Identificar corretamente os tipos de arquivo que permitem uma organização eficiente e a preservação adequada dos documentos. Com base nesse contexto, assinale a alternativa correta.

O gerenciamento de arquivos é uma atividade essencial que visa à preservação, organização e recuperação eficiente das informações. Aplicar os conceitos adequados de arquivologia é imprescindível para garantir a funcionalidade dos arquivos. Acerca do assunto, marque (V) para as afirmativas verdadeiras e (F) para as falsas.
(__) O método cronológico é o mais indicado para arquivos permanentes, pois organiza os documentos por relevância histórica, priorizando os mais antigos.
(__) A aplicação do método alfabético em arquivos correntes facilita a recuperação de informações com base em títulos ou nomes relacionados aos documentos.
(__) O método geográfico é ideal para classificar documentos administrativos relacionados a diferentes localidades, como relatórios regionais.
(__) A escolha do método de arquivamento deve levar em conta o tipo de uso do arquivo, como o acesso frequente no caso de arquivos correntes ou a preservação no caso de arquivos permanentes.
A sequência está correta em: