Questões sobre Organizações, Sistemas e Métodos

A principal finalidade do arquivo é servir como fonte de consulta, pois é constituído, em sua essência, por documentos produzidos e recebidos, podendo, ao longo do tempo, servir de base para a história. A maneira de se guardar um documento é muito importante para a segurança e a conservação de seu conteúdo. Considerando-se esses dois aspectos, é correto afirmar que os documentos que contêm informações cuja revelação, não autorizada pelo prazo de cinco anos, possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos são classificados como documentos

Em geral, arquivar significa guardar em arquivo, conservar, reter na memória, pôr em lugar conveniente. Qualquer que seja a configuração, a forma de organização e o tamanho de um arquivo, suas funções básicas serão sempre as de guardar e conservar documentos que possam ser usados para atender a necessidades empresariais, pessoais ou oficiais. Para efeito de estudo e análise das características de cada um, os arquivos podem ser divididos em vários tipos, levando-se em consideração quem os criou. Os arquivos que pertencem a escolas, igrejas, clubes, organizações não governamentais e organizações sem fins lucrativos são arquivos

Um dos principais instrumentos da gestão arquivística é a tabela de temporalidade. A respeito dessa ferramenta, avalie as assertivas a seguir e atribua “V” para as que forem verdadeiras e F para as que forem falsas:
( ) A tabela de temporalidade é um instrumento de controle de documentos que tem como base, entre outros elementos, a teoria das três idades. ( ) Visando uma maior padronização nos sistemas de gestão de arquivos, as tabelas de temporalidade dos órgãos públicos e privados brasileiros seguem um mesmo padrão, definido pelo arquivo nacional. ( ) A tabela de temporalidade é uma ferramenta de controle de documentos que define o tempo que cada tipo de documento deve permanecer em cada etapa de arquivamento (corrente, intermediário), bem como sua destinação final, se armazenado no arquivo permanente ou eliminado. ( ) A tabela de temporalidade tem como principal objetivo evidenciar a morosidade dos sistemas de arquivo, facilitando a identificação de gargalos ao longo do processo arquivístico.
Assinale a alternativa que contém a sequência correta, no sentido de cima para baixo.

Observe as tabelas abaixo e relacione as fases da gestão documental com suas definições:

TABELA I

A	Primeira fase: produção - “ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor.”
B	Segundo fase: Utilização de documentos - “refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim com sua guarda após cessar seu trâmite.”
C	Terceira fase: Destinação de documentos - “envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos...”

TABELA II

()	A fase engloba a gestão dos arquivos correntes e intermediários; nela também são desenvolvidos os sistemas de arquivos, assim como os mecanismos de recuperação da informação.
()	Nesta fase o objetivo é o controle da produção de documentos, garantido uma melhor gestão dos recursos e diminuindo a produção de documentos desnecessários.
()	É o final do ciclo de intervenção. É a última fase, mas não menos importante. É nela que se irá avaliar se os documentos serão eliminados, ou, devidos ao valor permanente, se serão recolhidos ao arquivo.

A sequência correta obtida no sentido de cima para baixo é

Em relação às atividades de protocolo e de arquivo, julgue o item.

A finalidade de um arquivo é tornar disponíveis as informações do acervo e a função do arquivo é servir à administração e, no decorrer do tempo, fundamentar o conhecimento histórico.