Questões sobre Conceitos Fundamentais

Preservação consiste em ações preventivas e corretivas para garantir que os documentos se mantenham íntegros ao longo do tempo, protegendo-os contra danos físicos e ambientais.

Gestão documental envolve a organização, controle e destinação dos documentos desde sua criação até sua eliminação ou arquivamento permanente, buscando otimizar o uso e garantir o acesso às informações.

Classificação de documentos é o processo de organizar e categorizar os documentos com base em sua importância, função ou assunto, facilitando sua recuperação e uso dentro da organização.

Restauração é o processo de realizar correções de conteúdo e reescrever informações em documentos danificados para garantir que a mensagem original seja preservada, sem foco na preservação do formato original.

guardam uma relação orgânica entre eles.

são colecionados de formas diversas. 

existem em numerosos exemplares. 

são produzidos com objetivos culturais. 

são adquiridos por compra ou permuta.

2 anos, independentemente de processos pendentes.

3 anos, salvo se houver decisão judicial determinando prazo maior.

5 anos, podendo ser estendido caso haja processo pendente.

10 anos, independentemente da situação fiscal da empresa.

20 anos, em qualquer circunstância.

Terreno seco, livre de risco de deslizamentos e infestações por insetos.

Proximidade de refinarias de combustíveis e instalações industriais poluidoras.

Local de fácil acesso ao público, mas distante de fontes de risco para os documentos.

Edifício com condições climáticas e de segurança adequadas para preservação documental. 

Instalações adaptadas que garantam boas condições para a preservação documental e segurança dos usuários.

Garantir o acesso à informação, promover transparência e melhorar a qualidade dos serviços públicos.

Impedir o compartilhamento de informações entre órgãos públicos, reduzindo o fluxo de dados. 

Eliminar a necessidade de digitalização e preservação documental, tornando o processo mais simples.

Substituir completamente os documentos físicos por registros orais, eliminando arquivos institucionais.

Restringir o acesso da população aos documentos municipais para garantir maior sigilo administrativo.