Existem seis fases do processo de referência das unidades de informação. Destas, o usuário é envolvido diretamente em quatro. As outras duas, executadas somente pelo bibliotecário de referência, são:
a seleção da mensagem e a seleção da resposta
a negociação e a renegociação da questão.
a estratégia de busca e a análise da resposta.
o desenvolvimento da estratégia de busca e a busca da informação propriamente dita.
a seleção das fontes e a negociação da questão
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