O processo de indexação, basicamente, compreende dois estágios: a análise de assunto e a tradução. O primeiro estágio é subdividido em outras três etapas:
exame lógico dos conceitos contidos no texto, determinação dos assuntos principais e conversão desses assuntos em uma linguagem documentária.
leitura extensiva do documento, sumarização dos assuntos relevantes ali abordados e estabelecimento dos termos ou descritores para indexação.
compreensão do conteúdo do texto, identificação dos conceitos que representam esse conteúdo e seleção dos conceitos válidos para recuperação.
abordagem sistemática do documento, escolha dos conceitos essenciais que compõem o seu conteúdo e substituição dos conceitos por termos de indexação.
extração dos assuntos do texto, síntese dos assuntos em conceitos de um vocabulário controlado e inserção dos termos autorizados no índice ou na base.
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