Curso de Nota fiscal eletrônica

Conceito

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um instituto oficial de fiscalização tributária, em vigor desde o dia 15 de setembro de 2006, e que substitui a nota fiscal impressa modelos 1 e 1A, havendo a previsão de estender a substituição a outros modelos de notas fiscais.

Teve origem em uma parceria entre o ENCAT (Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributários Estaduais) e a Receita Federal do Brasil que visa facilitar a arrecadação fiscal.

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um instituto oficial de fiscalização tributária, em vigor desde o dia 15 de setembro de 2006, e que substitui a nota fiscal impressa modelos 1 e 1A, havendo a previsão de estender a substituição a outros modelos de notas fiscais.

Teve origem em uma parceria entre o ENCAT (Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributários Estaduais) e a Receita Federal do Brasil que visa facilitar a arrecadação fiscal.

É o pioneiro de três subprojetos que integram um programa do governo federal chamado SPED (Sistema Público de Escrituração Digital da Receita Federal), a saber, escrituração contábil, escrituração fiscal e nota fiscal eletrônica.

A fase de projeto piloto da Nota Fiscal Eletrônica foi iniciada em 2005, compreendendo as secretarias de fazenda de 6 estados e várias grandes empresas. Hoje recebem a NF-e os seguintes estados: Goiás, Rio Grande do Sul, São Paulo, Bahia, Maranhão e Santa Catarina.

Pela definição oficial, uma nota fiscal eletrônica (NF-e) é “um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes”.

Histórico e aspectos legais

A Emenda Constitucional nº 42, aprovada em 19 de dezembro de 2003, introduziu o Inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal, que determina às administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios a atuar de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais.

Para atender o disposto Constitucional, foi realizado, em julho de 2004, em Salvador, o I ENAT – Encontro Nacional de Administradores Tributários, reunindo o Secretário da Receita Federal, os Secretários de Fazenda dos Estados e DF, e o representante das Secretarias de Finanças dos municípios das Capitais.

O encontro teve como objetivo buscar soluções conjuntas nas três esferas de Governo que promovessem:

Maior integração administrativa, padronização e melhor qualidade das informações;

Racionalização de custos e da carga de trabalho operacional no atendimento; maior eficácia da fiscalização;

Maior possibilidade de realização de ações fiscais coordenadas e integradas; maior possibilidade de intercâmbio de informações fiscais entre as diversas esferas governamentais;

Cruzamento de informações em larga escala com dados padronizados e uniformização de procedimentos.

Em consideração a esses requisitos, foram aprovados dois Protocolos de Cooperação Técnica:

Um objetivando a construção de um cadastro sincronizado que atendesse aos interesses das administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e, outro, de caráter geral, que viabilizasse o desenvolvimento de métodos e instrumentos que atendessem aos interesses das respectivas Administrações Tributárias.

Em agosto de 2005, no evento do II ENAT em São Paulo, o Secretário da Receita Federal, os Secretários de Fazenda dos Estados e DF, e os representantes das Secretarias de Finanças dos municípios das Capitais, assinaram os Protocolos de Cooperação nº 02 e nº 03, com o objetivo de desenvolver e implantar o Sistema Público de Escrituração Digital e a Nota Fiscal Eletrônica.

O Sped, no âmbito da Receita Federal, faz parte do Projeto de Modernização da Administração Tributária e Aduaneira (PMATA) que consiste na implantação de novos processos apoiados por sistemas de informação integrados, tecnologia da informação e infra-estrutura logística adequados.

A NFe atende as normas definidas no projeto da SEFAZ e sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e recebimento pelo fisco.

Vantagens da NF-e

Algumas Vantagens:

Fim da Papelada;

Redução dos Custos de Armazenagem de Documentos Fiscais;

Otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações;

Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B). O B2B (business-to-business). Com o advento da NF-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital;

Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;

Melhoria no processo de controle fiscal;

Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária;

Que tipos de documentos fiscais em papel que a NF-e substitui


Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas.

Também pode ser utilizada em substituição à Nota Fiscal de Produtor, modelo 4. (AJUSTE SINIEF n. 15/ 2010.)

Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal.

Benefícios da NF-e

Para o Contribuinte Emitente:

Redução de custos com impressão;
Redução de custos com aquisição de papel;
Redução de custos com armazenagem de documentos fiscais;
Simplificação de obrigações acessórias, como, por exemplo, dispensa de AIDF;
Redução de tempo de parada de caminhões em postos fiscais de fronteira.

Para o Contribuinte Destinatário:

Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;
Planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da informação da Nota Fiscal Eletrônica;
Redução de problemas com escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais

Para as Administrações Tributárias:

Aumento da confiabilidade do Documento Fiscal;
Aperfeiçoamento do processo de controle e gestão tributários com melhor intercâmbio de informações entre as administrações tributárias;
Redução de custos no controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de trânsito;
Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação;
Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal (SPED).

Para a Sociedade:

Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
Redução do consumo de papel, com impacto positivo sobre o meio ambiente;
Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços.

Procedimento da NF-e

O procedimento das notas fiscais eletrônicas pode ser dividido em seis etapas:

1ª – A empresa emissora gera um arquivo eletrônico, NF-e assinado digitalmente contendo as informações fiscais da operação comercial realizada;

2ª – O arquivo da NF-e é transmitido pela internet para a Secretaria de Fazenda do Estado competente para recolher os tributos, onde é feita uma validação prévia do arquivo e emitida uma Autorização de Uso, necessária para o trânsito da mercadoria;

3ª – Em seguida a Secretaria de Fazenda disponibiliza a consulta na internet dos dados da operação para todos que possuem a chave de acesso do documento eletrônico;

4ª – A SEFAZ do Estado de emissão da nota, transmite o documento para a Receita Federal do Brasil e, se for o caso de transporte interestadual, para a Secretaria de Estado de Fazenda do Estado destinatário da operação.

5ª – É gerado e impresso o DANFE – Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, em via única, que é o documento responsável por acompanhar a mercadoria. Nele deve constar em destaque a chave de acesso e um código de barras que facilita a confirmação das informações nos postos fiscais.

Passo a passo para emissão da NF-e numa empresa

1 – Adquira um certificado digital: Para ter validade jurídica, a nota fiscal eletrônica precisa de uma assinatura digital, para confirmar sua autenticidade e provar que foi a sua empresa que emitiu a nota. Você deverá adquiri-lo junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP);

2 – Realize seu credenciamento na secretaria da fazenda: Você precisa estar cadastrado para emitir a nota fiscal eletrônica na Secretaria de Estado da Fazenda onde sua empresa está instalada.

O cadastro geralmente é simples, mas varia de um estado para o outro, por isso é interessante que você procure um contador que conheça a legislação local para te ajudar.

Inicialmente você pode escolher a modalidade de credenciamento “Em homologação”, assim suas notas ainda não serão enviadas oficialmente, mas apenas como um teste até que você receba o treinamento adequado e esteja apto a emitir a NF-e. Quando isso acontecer, basta mudar a opção de credenciamento para “Em produção”;

3 – Instale um software emissor de NF-e: Você vai precisar ter instalado em sua empresa um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Alguns Estados disponibilizam gratuitamente o download de sistemas no site da secretaria de fazenda.

No entanto, o programa disponibilizado pela SEFAZ São Paulo, por exemplo, não é eficaz para empresas que precisam emitir muitas notas fiscais, porque exige que sejam digitadas novamente em campo próprio todas as notas emitidas no sistema de faturamento, ou manualmente, gerando trabalho redobrado.

A boa notícia é que existem vários sistemas gestores que emitem NF-e a custos reduzidos no mercado, e que não necessitam desse trabalho extra. É só procurar um que esteja adequado às características e condições econômicas de sua empresa. Certamente é um investimento que vai valer a pena.

Vídeos Recomendados

Clique AQUI – Como emitir NF-e ( Nota Fiscal Eletrônica ) Parte I
Clique AQUI – Como emitir NF-e ( Nota Fiscal Eletrônica ) Parte II
Clique AQUI – Como emitir NF-e ( Nota Fiscal Eletrônica ) Parte III
Clique AQUI – Como emitir NF-e ( Nota Fiscal Eletrônica ) Parte IV
Clique AQUI – Como emitir NF-e ( Nota
Fiscal Eletrônica ) Parte V
Clique AQUI – Como emitir NF-e ( Nota Fiscal Eletrônica ) Parte VI

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