Curso de como Trabalhar em Equipe

Gerir a Equipe com… e para o Sucesso

Umas das coisas verdadeiramente extraordinárias em relação a grupos de trabalho é que eles podem fazer com que 2 + 2= 5…

Mas claro, eles também têm a oportunidade de fazer com que 2 + 2 = 3 .

Equipe = Grupo?

O que é um grupo?

Definição 1:
Um grupo pode ser definido como dois ou mais indivíduos, que comunicam entre si, partilham uma identidade e mostram, pelo menos, um objectivo em comum.

 Definição 2:
Um grupo é um qualquer número de indivíduos que:
Interagem entre si;
Estão conscientes uns dos outros;
Têm a percepção de constituir um grupo (Sehein, 1980)

Definição 3 :
Um grupo é uma colecção de duas ou mais pessoas que interagem de tal forma que cada pessoa influencia e é influenciada pelas outras.

Embora possa existir uma multiplicidade de outras definições, parece haver algum consenso em torno do assunto, o qual aponta  para a existência de um grupo numa organização quando os seus membros:

Se definem como membros do grupo, isto é, estão motivados para se juntarem ou se manterem no grupo;
São definidos pelos outros como membros do grupo;
Se identificam uns com os outros;
Participam normas comuns;
Participam num sistema de papeis interligados;
Procuram alcançar objectivos comuns e interdependentes;
Sentem que a sua pertença ao grupo é compensadora;
Têm uma percepção colectiva de unidade;
Se envolvem em interacção frequente;
Se mantém juntos numa confrontação com outros grupos ou indivíduos;
Sentem que partilham um destino comum;

O que é uma Equipe?

Nem todos os grupos se podem considerar equipes… Apesar de todas as equipas serem um grupo.

Muitos grupos de trabalho mostram atitudes cooperativas assim como práticas que nos permitem descrevê-los como Equipes.

Mas, o termo Equipe refere-se a um grupo específico onde os membros são colectivamente responsáveis por alcançarem os objectivos propostos.

5 Características de uma Equipe

1.Os membros da equipa dependem uns dos outros para conseguirem completar uma tarefa;
Ex. manufactura têxtil

2.Os membros da equipa possuem competências e capacidades diferentes, mas complementares;
Ex. Equipa de futebol

3.As equipas gerem o seu trabalho dentro de fronteiras específicas colocadas pela organização. São normalmente muito autónomas, quando comparadas com outros grupos,

4.As equipes apresentam processos internos de gestão da comunicação, da resolução de conflitos, da resolução de problemas, do processo de tomada de decisão e da forma de alcançarem os seus objectivos… Que nem sempre são os mesmos de organização.

5.As Equipes apresentam fronteiras e padrões de participação estáveis ao longo do tempo. A estabilidade da equipa nestes dois aspectos influencia o desempenho conseguido.

Equipe Vs Indivíduo

As Equipes tendem a levar mais tempo a tomar decisões;
Podem diluir a responsabilidade individual;
Enveredam frequentemente por decisões mais arriscadas do que aquelas que individualmente tomariam;
Recorrem frequentemente a soluções de compromisso para gerar consenso;

Então por que Equipes?

Benefícos potênciais:
A abordagem grupal é superior em problemas difíceis, novas ou de elevado risco, em que não existem plano de acção claro;

Por que grupos de trabalho?

Quando a solução de um problema exige um conjunto de capacidades e competências diversificadas, que dificilmente se poderão encontrar concentradas numa pessoa, a constituição de grupo é vantajosa;

Na confrontação entre pontos de vista diferentes, os méritos e deméritos das várias propostas são testadas, sendo provável a emergência de uma melhor escolha;

Da interacção entre os membros do grupo podem emergir propostas, ideias, soluções que, de outro modo, não veriam a luz do dia;

As pessoas em geral aceitam melhor as decisões para as quais contribuem do que aquelas que lhes são impostas sem delas terem tomado conhecimento prévio;

Tipos de grupos?

Nas organizações há numerosos tipos de grupos, formais e informais…

… podemos presumir-se que os membros da organização podem pertencer a mais do que um grupo de características e funções específicas;

Grupos Formais

Deliberadamente criados pela gestão para realizar tarefas específicas claramente relacionadas com a missão da organização.

Consoante o horizonte temporal associado à sua duração, estes grupos poderão considerar-se permanentes ou temporários.

permanentes-e-temporarios

Grupos Informais

Grupos Instrumentais: nascem da necessidade de execução de tarefas;
Grupos de Amizade: baseiam-se em relações puramente pessoais entre membros da organização;
Grupos de Interesse: resultam da associação de pessoas com motivações ou interesses comuns comuns que podem não estar relacionados com a organização;

Funções das Equipes

Organização e estruturação do trabalho:
Os grupos permitem juntar um conjunto complexo de capacidades e competências específicas que dificilmente se poderão encontrar numa só pessoa, e atribuir-lhes diferentes tarefas.
E.g. Equipe de cirurgia.

Coordenação e ligação:
Coordenação e ligação entre unidades interdependentes duma organização.
E.g. Conselho Pedagógico.

Gestão de ideias e de soluções novas:
Quando a informação está muito dispersa e/ou quando necessário estimular a criatividade.
Equipas multifuncionais para criar um novo produto.

Resolução de problemas:
Que pela sua complexidade ou pela quantidade e dispersão da informação e das alternativas, dificilmente poderá ser alocada individualmente.

Aumento do empenhamento e envolvimento:
dos indivíduos em decisões complexas, para facilitar a sua implementação. Podem desta forma resolver-se conflitos, negociar-se soluções, testar-se alternativas… isto, porque as pessoas tendem a empenhar-se mais na implementação duma decisão em cuja tomada de decisão participaram.

Eficácia dos grupos

Embora os grupos possam criar sinergias para as organizações, não podem ser tomados como panaceia para os problemas organizacionais;

“Um burro é um cavalo desenhado pelo trabalho de Equipa”

Adverte para algumas das desvantagens e custos dos grupos,  como por exemplo a lentidão e ineficácia das decisões e do trabalho de grupo.
“ociosidade social”

É por isso que estamos aqui…
É por isso natural que  os gestores tenham interesse em perceber as variáveis que influenciam o desempenho de grupos de trabalho, quer pela positiva, quer pela negativa.

A eficácia dos grupos refere-se:

À sua produtividade – alcance dos objectivos organizacionais numa determinada tarefa;

À satisfação dos membros do grupo, ela própria associada ao grau das necessidades dos membros do grupo e à sua manutenção como unidade de trabalho, numa base estável;

Quatro dimensões da Eficácia:
Produtividade
Viabilidade do Grupo
Inovação
Bem estar individual

Ao criar ou gerir um grupo de trabalho estas componentes devem ser tidas em consideração;

Um grande de variáveis influenciam a eficácia dos grupos:
Em primeiro lugar: os INPUTS, que são variáveis relacionadas com as características internas do grupo, da tarefa a realizar e do contexto em que se insere;

Um grande conjunto de variáveis influenciam a eficácia dos grupos:
Em segundo lugar, todo o conjunto de operações e actividades, que podem ser designadas por PROCESSO;

Um grande conjunto de variáveis influenciam a eficácia dos grupos:
Por último, devem ser considerados os OUTPUTS ou resultados – em termos de produtos ou serviços realizados, objectivos alcançados e satisfação dos membros do grupo;

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INPUTS

Os atributos internos têm um papel relevante, quer para o processo de funcionamento do grupo, quer para os seus resultados. Veremos de seguida alguns desses atributos:

Dimensão: numero de elementos que o grupo ou equipa integram

“ os grupos têm que ser suficientemente grandes para realizarem as tarefas que lhe são atribuídas, mas se demasiadamente grande, podem ser disfuncionais devido ao aumento das necessidades de coordenação ou redução do envolvimento. Assim, os grupos devem ser constituídos pelo menor número de pessoas necessárias para realizar o trabalho” (Campiom et al, 1993)

INPUTS: Dimensão do Grupo

A dimensão ideal situar-se – ia entre os 5 e 7 membros (Schermerthom, 1994)

Com menos de 5 elementos, embora haja mais oportunidades de participação pessoal, há menos pessoas com quem partilhar a responsabilidade;

Com mais de 7 elementos, há menos oportunidades de participação, os membros podem sentir-se inibidos para manifestar as suas opiniões, aumenta a probabilidade de domínio por membros mais agressivos e aumenta a tendência de divisão em grupos menores;

INPUTS: Características dos Membros

Vários aspectos se prendem com esta variável interna, nomeadamente:
Competência individual para o desempenho do objectivo previsto;
Compatibilidade interpessoal e de valores entre os elementos constitutivos;
Homogeneidade/ Heterogeneidade;

Características dos membros Homogeneidade:
Grupos homogéneos: são compostos por membros com interesses, atitudes, valores e competências semelhantes e demonstram a tendência para serem mais estáveis em tarefas simples;

Grupos heterogéneos: poderão ser mais adequados a tarefas complexas, com exigências de criatividade, embora possam gerar maiores dificuldades de relacionamento;

Características dos membros Flexibilidade funcional:

Capacidade dos membros do grupo para desempenhar mais do que uma função e se poderem substituir em caso de necessidade

Atender a esta dimensão promove a eficácia do grupo, bem como a preferência pelo trabalho em grupo

INPUTS: Papéis

Os membros de um grupo de trabalho são geralmente seleccionados tendo em consideração a sua competência técnica, isto é o seu papel funcional (e.g. programador, chefe de secção…)

Contudo, os papeis funcionais não são suficientes, quando se considera o processo pelo qual os membros do grupo têm que passar para tomar e implementar decisões.

A forma como os diferentes membros do grupo abordam o problema ou tarefa, a forma como interagem entre si, ou o estilo de comportamento em geral, estão também relacionados com o papel do indivíduo no grupo.
Certas pessoas são mais criativas, outras preocupam-se mais com os detalhes e os prazos… Uns são coordenadores da equipa, e outros mantém o espírito da equipa.

INPUTS: Normas

Normas:
Expectativas comportamentais que servem para definir a natureza do grupo, os valores dos seus membros e as linhas de orientação para o grupo a atingir os seus objectivos;

São convicções e modos de comportamento esperados, estabelecidos formal ou informalmente pelo grupo, que guiam o comportamento e facilitam a interacção, especificando o tipo de reacções esperadas ou aceitáveis numa situação particular;

As normas desenvolvem-se à volta dos tópicos importantes para o funcionamento do grupo
Tais como a produtividade, as relações com o líder, as relações com os outros, os factores de aparência pessoal, os padrões de comunicação, etc…

São, por isso, extremamente importantes para a organização, uma vez que podem afectar significativamente o desempenho do grupo;

INPUTS: conformidade às normas

amaslindamasbela

INPUTS: Status

Factor muito importante na compreensão do comportamento humano

Pela sua componente motivacional,
Pelas consequências comportamentais,
Status da pessoa como percebido pela própria Vs. Como percebido pelos outros do grupo;
Pelo acesso à informação e processo de decisão;

Pode ser influenciado:
Pela posição formal que a pessoa ocupa;
Por factores informais, como:
 – a educação, a idade, o número de anos na organização, etc…

INPUTS: Estádios de Desenvolvimento

Tal como os indivíduos, também os grupos têm estádios de desenvolvimento, com características e problemas específicos

INÍCIO

FIM

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ESTÁDIOS: Formação

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ESTÁDIOS: Tempestuosidade

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ESTÁDIOS: Normativo

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ESTÁDIOS: Integração Total

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ESTÁDIOS: Separação/Reorientação

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Líder e Estádio do Grupo

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Modelo do Equilíbrio Pontuado

periodos

INPUTS:Coesão do Grupo

A coesão do grupo revela-se pela vontade dos seus membros em permanecerem no grupo. O sucesso do grupo no alcance dos objectivos, a sua pequena dimensão, a existência de ameaças externas e a percepção de semelhança entre os seus membros, são factores que intensificam a coesão do grupo.

Os membros dos grupos coesos têm maior probabilidade de aceitar:
As normas do grupo;
De se identificarem mais com o grupo;
De trabalhar cooperativamente;

A importância da coesão tem sido sugerida pelo facto de se relacionar com os níveis de produtividade

Se as normas de produtividade forem elevadas um grupo mais coeso será mais produtivo;

Mas se as normas de produtividade forem baixas e a coesão for elevada, então a produtividade tende a ser baixa;

Se a coesão e as normas de desempenho forem baixas, então a produtividade tenderá a manter-se num nível média-baixa;

Sugestões para melhorar a coesão:
1.
Redução do tamanho do grupo;
2.Aumento de tempo que os membros do grupo têm em comum;
3.Aumento do status do grupo e da percepção de dificuldade para integrar o grupo;
4.O estímulo de alguma competição com outros grupos;
5.A atribuição de recompensas ao grupo e não aos seus membros individualmente;

A título de curiosidade

Grupos integralmente femininos apresentam maior coesão que grupos integralmente formados por homens;

Estes últimos, assim como os mistos, eram por sua vez classificados como mais orientados para as tarefas do que os grupos femininos;

INPUTS: Características da tarefa

As características da tarefa que o grupo desempenha moderam o desempenho do grupo e a satisfação dos seus membros:

Porque influenciam a motivação;
Porque, em grande medida, ditam a forma de interacção entre os membros da equipa;

As tarefas que apresentam elevados graus de :
Identidade;
Feedback;
Autonomia;
Significância;
Desafio;

Tarefas: Simples Vs Complexas

Tarefas complexas:
Tendem a não ser rotineiras, apresentando até frequentemente alguma novidade, pelo que a equipa beneficia da discussão entre os seus membros sobre métodos alternativos:

Tarefas simples:
São mais rotineiras, pode-se confiar em procedimentos normalizados, havendo menos necessidade de interacção.

Tarefas: Ambiguidade

A ambiguidade, ou seja, a falta de informação clara acerca do problema sobre o qual o grupo se vai debruçar:

Aumenta as necessidades de tempo;
De uma liderança mais participativa;
E de compatibilidade dos membros do grupo

Uma vez que os níveis de stress do grupo venham previsivelmente a aumentar.

INPUTS: Variáveis Ambientais

Todos os grupos se inserem num determinado contexto organizacional, que impõem certas condições ou restrições de funcionamento, as quais afectam a eficácia dos grupos de trabalho

Formação Adequada:
Aquando da constituição dos grupos, abrange as capacidades técnico-funcionais, mas também as capacidades de relacionamento interpessoal, as técnicas de tomada de decisão e de filosofia de grupo.

 O Apoio da Gestão:
é importante para garantir que uma adequada alocação dos recursos (nomeadamente de informação e materiais), bem como a criação de uma cultura que favoreça o trabalho de equipa.

A Comunicação e a Cooperação:
entre grupos é um terceiro factor a considerar, na medida em que uma grande concorrência com outros grupos na organização pode introduzir comportamentos de debilitação dos rivais , com consequências negativas para a organização.

= Para qualquer uma destas três variáveis:
foram encontradas correlações positivas com a satisfação dos empregados e a percepção de eficácia dos grupos.

= A localização física, o arranjo espacial, assim como a estrutura de recompensas e as pressões externas são outras das variáveis a considerar.

Eficácia dos grupos: Processo

Continuando na análise das variáveis que influenciam a eficácia dos grupos nas organizações, importa agora abordar um conjunto de factores relacionados com o modo de funcionamento dos grupos, ou seja, os processos que adopta para transformar os inputs em outputs.

Georges Homans foi um dos primeiros a referir-se detalhadamente às:

Actividades;
Sentimentos;
Interacções dos membros

Fazendo a distinção entre comportamentos requeridos e comportamentos emergente.

Processo: Comportamentos requeridos

São contribuições que a organização exige dos membros dos grupos para que possam nele permanecer.

Nesta categoria, podem ser incluídos os comportamentos funcionais como:
A Pontualidade;
O Respeito para com os clientes
A Cooperação com colegas;

Processo: Comportamentos Emergentes

São aqueles que existem por decisão individual ou do grupo, e que não são formalmente exigidos pela organização.

É o que ocorre, por exemplo:
Quando um colega telefona a informar outro acerca das decisões tomadas na reunião;
Quando dois trabalhadores trocam de turnos;

Processo: Actividades

São as acções, verbais e não verbais, que as pessoas executam nos grupos,

Quer porque são formalmente exigidas (e,g. através da descrição de funções),
Quer porque são uma necessidade ao alcance dos objectivos do grupo.

Processo: Interacções e Sentimentos

Interacções: são as comunicações entre as pessoas do grupo, servem para fornecer e receber informação, e podem ser orais, escritas e não verbais.

Sentimentos: são as emoções, as opiniões e os valores dos membros do grupo.

Processo: Estilos de Liderança

Uma das variáveis mais importantes do processo é o estilo de liderança, e as inter-relações entre a liderança e as normas do grupo.

Na maior parte das situações de equipas em organizações, nem o líder conseguirá dominar completamente o grupo e as suas normas, nem o inverso acontecerá.

Há uma interdependência destas duas forças, de tal forma que o líder poderá induzir alguma mudança nas normas do grupo enquanto, simultaneamente, absorve e se identifica com a estrutura e o sistema de valores do grupo.

Para maximizar a contribuição de todos os membros do grupo, o líder deve estar atento aos seguintes elementos:

Participação: quem participa, com que frequência e com que resultado;
Influência: quem é mais ouvido quando fala;
Atmosfera de grupo: que melhor se adapte ao funcionamento eficaz do grupo

Para maximizar a contribuição de todos os membros de grupo, o líder deve estar atento aos seguintes elementos:

Associação: ou grau de aceitação e inclusão no grupo;
Funções da tarefa: funções necessárias à persecução dos objectivos do grupo;
Funções de manutenção: que servem para manter o grupo como sistema social, restaurar relações danificadas e manter a harmonia;

Eficácia dos grupos: Outputs

A eficácia dos grupos depende de uma  interdependência de diversos factores que irão originar um certo nível de desempenho  e de satisfação dos seus membros.
⇒ (critérios usados para aferir a eficácia)

 

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